Algemene functionering

De club is de basis van alles.

Het gaat om een vrijetijdsbesteding. Daarom moeten de leden zich steeds goed voelen bij de club en moeten ze telkens weer kunnen gemotiveerd worden.

Aantal methoden:

  • Zorg dat het altijd leuk is om aan een Leo-activiteit deel te nemen.
  • Zorg voor een aangename vergadering die niet te lang duurt (max 1,5u à 2u).
  • Zorg dat de leden zich betrokken en belangrijk voelen. Maak als voorzitter of bestuur geen beslissingen achter hun rug maar speel open kaart en laat hen de finale beslissing nemen.
  • Luister als bestuur naar je leden: zij hebben vaak goede ideeën of brengen aandachtspunten naar boven.
  • Zorg dat je nooit met negatieve motivatie werkt maar steeds met positieve. Geef geen straffen, leg geen verplichtingen op maar beloon inzet.

Wanneer de leden zich goed voelen bij de club, zal hun motivatie ook vergroten. Spanningsvelden moeten dan ook ze snel mogelijk ontladen worden.

 

Algemene vergaderingen (club)

  • Op de algemene vergadering worden alle beslissingen genomen.
  • De uitnodigingen tot algemene vergaderingen verlopen via e-mail.
  • De voorzitter maakt de agenda op (die normaal gezien overeen komt met de agenda van de bestuursvergadering) en leidt de discussie.
  • Maandelijks vergadering die elke keer op dezelfde dag doorgaat. Hier kan van afgeweken worden als de datum niet goed uitkomt.
  • De regels voor bestuursvergaderingen gelden ook hier, met uitzondering van de regel die stelt dat wat binnen het bestuur gezegd wordt ook binnen het bestuur blijft.
  • Een levendige discussie mag en kan, maar de voorzitter moet die steeds in de hand kunnen houden.
  • Gasten kunnen uitgenodigd worden op de algemene vergadering. Meestal zijn het Lions of Leo’s van andere clubs.

 

Bestuursvergaderingen

  • Een bestuursvergadering is een vergadering waaraan enkel de leden van het bestuur deelnemen.
  • De meeste clubs hebben 3 à 4 bestuursvergaderingen per jaar, een aantal clubs hebben maandelijkse bestuursvergaderingen.
  • Bestuursvergaderingen hebben veel voordelen, al wat de club aangaat, krijgt de tijd om uitgebreid besproken te worden en het werkt uitstekend als teambuilder voor het bestuur.
  • De bestuursvergadering gaat door voor een algemene vergadering.
  • De voorzitter bepaalt de agenda van een bestuursvergadering en zorgt ervoor dat pas naar een volgend punt gegaan wordt als een punt volledig bespreken is.
  • Op een bestuursvergadering kan en mag absoluut alles gezegd worden, maat hetgeen binnen het bestuur verteld wordt, blijft binnen het bestuur! Vanzelfsprekend geldt deze regel vooral voor delicate zaken en minder voor algemene zaken.
  • Het bestuur maakt echter geen beslissingen maar voorstellen voor op de algemene vergadering.
  • Tijdens de bestuursvergadering worden ook de nieuwe leden besproken.

TIPS VOOR VOORZITTERS

  • Zorg ervoor dat herhalingen zoveel mogelijk vermeden worden.
  • Wanneer twee personen lijnrecht tegenover elkaar staan en vasthouden aan hun standpunten, probeer dan die impasse te doorbreken door gemeenschappelijke standpunten te benadrukken. Breek de discussie in onderdelen indien dit niet lukt, bespreek deze onderdelen apart en kom zo tot een consensus.
  • Probeer stemmingen zoveel mogelijk te vermijden. Iedere stemronde creëert immers minderheden die voelen dat ze een toegeving hebben moeten doen. Zoek de oplossing in de consensus of – indien dit niet lukt – in het compromis. De voorzitter heeft de laatste beslissing bij gelijke stemming behalve bij verkiezingen.

 

Districtsvergaderingen

  • Elke voorzitter, vicevoorzitter en secretaris krijgt een uitnodiging via e-mail.
  • Alle datums worden bij aanvang van het Leo jaar meegedeeld.
  • Elke Leo club organiseert systematisch een districtsvergadering.
  • De organiserende club moet rekening houden met voldoende capaciteit zodanig dat alle clubs aanwezig kunnen zijn.
  • De organiserende club voorziet een ontspannende activiteit na de vergadering.
  • De organiserende club mag er geen winst uit halen.
  • De organiserende club moet een projectiescherm voorzien, beamer, micro en boxen.
  • De districtsvergadering mag maximum 20 EUR per persoon bedragen.
  • Tijdens de districtsvergaderingen worden er belangrijke overkoepelende club zaken besproken.
  • Elke club (1 persoon) krijgt de kans om tijdens de districtsvergadering aan bod te komen (voorstelling fundraiser,…).

Nationale vergaderingen

  • Vergadering wordt georganiseerd door het nationale bestuur.
  • Agendapunten: conventie, nasoc, relaties met Lions,…