Functies

structuur

Een overzicht van de functies:

  • Voorzitter: leidt, gidst, begeleidt, motiveert de club en zoveel meer. De voorzitter draagt de ultieme verantwoordelijkheid in de club en dient ervoor te zorgen dat alles op wieltjes loopt. Hierbij is het heel belangrijk om te kunnen delegeren en opvolgen. Als voorzitter is het ook van belang om op de hoogte te zijn wat er tijdens district, zone en nationale vergaderingen besproken wordt. De voorzitter bepaalt ook de agenda van wat besproken wordt op de verschillende vergaderingen en fungeert daarop ook als motivator. De discussie openen en sluiten en de finale knoop doorhakken horen hierbij.
  • Past-voorzitter: staat de voorzitter bij en is de ‘grijze haar’ in het bestuur. Het is heel belangrijk dat de past-voorzitter geen schoonmoedersrol speelt waarbij hij zich moeit met de organisatie. Hij heeft een adviserende rol.
  • Vice-voorzitter: vervangt de voorzitter wanneer nodig en dient de fundraisers te coördineren. Dit laatste betekent niet dat hij die moet organiseren maar dat hij de spreekbuis is van het bestuur bij de verschillende coördinatoren en omgekeerd.
  • Sociaal: organiseert de sociale activiteiten, zorgen ervoor dat die binnen het afgesproken budget blijven en onderhouden de contacten met de sociale doelgroep(en).
  • Penningmeester: maakt het budget op aan het begin van het werkingsjaar, zorgt ervoor dat de financiën van de club gezond blijven en regelt alle betalingen.
  • Secretaris: is verantwoordelijk voor de opmaak en de verspreiding van het bestuursverslag en het algemeen verslag. Daarnaast is hij ook verantwoordelijk voor de communicatie naar de club.
  • Lions Guide: onderhoudt de contacten met de Lions en zorgt ervoor dat de Lions naar vergaderingen komen (niet enkel de peterclub maar liefst ook andere clubs uit de zone). Hij is ook verantwoordelijk voor de buitenclub communicatie waardoor het de ideale persoon is voor het coördineren van sponsoring, het verdedigen van de club bij andere clubs, zorgen dat iemand aanwezig is op districtsvergaderingen, ervoor zorgen dat anderen aanwezig kunnen zijn op clubvergaderingen, …

Het bestuur is de steun en toeverlaat van de leden. Zorg ervoor dat het als team goed kan werken. Als iemand omwille van tijd- of andere problemen zijn functie niet naar behoren kan uitoefenen, dan is dit geen probleem zolang het lang genoeg op voorhand gecommuniceerd wordt. Zorg dan ook voor de openheid dat iedereen dit kan toegeven. Tracht ook nooit iemand in groep terecht te wijzen maar doe dit onder vier ogen. Niemand leidt graag gezichtsverlies, zorg er dan ook voor dat niemand dit hoeft te doen.

 

Sociaal:

Functie: Sociaal

Elke club heeft ten minste één sociale doelgroep waar op geregelde tijdstippen activiteiten voor georganiseerd worden waaraan de leden kunnen deelnemen. Het sociale beleid wordt gevoerd door de sociaal verantwoordelijke. Hij bereid activiteiten voor en legt het ter bespreking voor aan het bestuur en de club. Naast de activiteiten met de doelgroep(en), is er ook plaats voor andere, sporadische, activiteiten zoals deelnamen aan de Voedselbank,… Het budget voor de sociale activiteiten wordt door de penningmeester vastgelegd en moet zoveel mogelijk gevolgd worden.

 

Financieel:

Functie: Penningmeester

De taken van een penningmeester mogen niet onderschat worden. Het is immers belangrijk een gezond financieel beleid te voeren. Daarom ook dient iedereen (en in het bijzonder het bestuur) hierbij betrokken te zijn. De club bezit best, naast de gewone kas, ook over een “oorlogskas”.

In deze kas zit een bepaalde reserve aan middelen waarmee activiteiten kunnen geprefinancieerd worden of om moeilijke jaren te overbruggen. Het is de taak van de club om deze kas zoveel mogelijk op niveau trachten te houden.

Er bestaan een aantal instrumenten om dit zo efficiënt mogelijk te organiseren, waarvan budgettering het belangrijkste is. De penningmeester stelt hierbij, in samenspraak met club en bestuur, een budget op waaraan bv. de sociaal verantwoordelijke zich dient te houden. Op deze manier wordt niet meer geld uitgegeven dat verwacht wordt binnen te halen.

Daarnaast dient de penningmeester ervoor te zorgen dat leden die geld voorschieten aan de club zo snel mogelijk vergoed worden. Vanzelfsprekend dient het lid dit te kunnen bewijzen.

TIPS:

  • Alle Leo clubs zijn feitelijke verenigingen
  • Best 2 leo aanstellen voor het bewaken van de rekening (penningmeester & voorzitter)

 

Verslagen:

Functie: Secretaris

Een verslag moet steeds vijf onderdelen bevatten:

  • Data vergadering
  • Soort vergadering
  • Wie was aanwezig, verontschuldigd en afwezig?
  • Inhoudstafel van de verschillende punten die besproken werden
  • Besproken items en beslissingen
  • Agenda

Er bestaan drie soorten verslagen:

  • Bestuursverslag: dit verslag mag enkel onder de leden van het bestuur verspreid worden. De secretaris stelt het op en verspreidt het zoals afgesproken (e-mail, post, …). Hij kan het ook als basis gebruiken voor het algemeen verslag.
  • Algemeen verslag: dit is het verslag van de algemene vergadering van de club. Ook hier is de secretaris verantwoordelijk voor het schrijven en verdelen van het verslag. Het moet ontvangen worden door volgende personen:
    • alle leden en kandidaat leden van de club,
    • de Leo guide van de peterclub(s) (Lions),
    • de secretaris en voorzitter van het gewest (Lions),
    • de secretaris en voorzitter van het district (Leo’s): clubverslag@leodistrict112a.be.
    • de Leo guide van het district (Lions),
    • de nationaal secretaris, vice-voorzitter NL en voorzitter (Leo’s).
  • Comitéverslag: dit is het verslag van een comitébijeenkomst. Hier is de vorm veel minder belangrijk en dienen enkel de clubvoorzitter en de leden van het comité het te ontvangen.